Personvern- og cookiepolicy – Arp-Hansen Hotel Group A/S

Behandling av personopplysninger

Versjon 7. december 2022

Som et naturlig ledd i Arp-Hansen Hotel Group A/S’ (heretter kalt Arp-Hansen Hotel Group) aktiviteter og markedsføringen av Arp-Hansen, herunder Arp-Hansen Hotel Groups hoteller og vandrerhjem (heretter kalt hoteller), behandler vi personopplysninger om hotellets gjester og besøkende på nettstedene våre. Det er Arp-Hansen Hotel Groups offisielle policy at det skal være åpenhet rundt denne behandlingen.  Denne policyen beskriver derfor hvordan Arp-Hansen Hotel Group behandler personopplysninger som innhentes i forbindelse med ditt opphold på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller samt ved bruk av hotellenes nettsteder, deriblant www.arp-hansen.dk.

1. Dataansvarlig

Det er Arp-Hansen Hotel Group A/S, CVR-nr. 54399219, Nybrovej 75, 2820 Gentofte som er dataansvarlig for innsamling og behandling av personopplysninger som beskrevet i denne policyen.

2. Innsamling av personopplysninger

Arp-Hansen Hotel Group innhenter og behandler personopplysninger om deg i forbindelse med ditt besøk på Arp-Hansen Hotel Groups hoteller og restauranter, samt ved bruk av nettstedet vårt og abonnement på nyhetsbrev. Du vil alltid bli informert i forbindelse med innsamling av dine personopplysninger. Personopplysninger er gjerne navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsdato, kredittopplysninger og opplysninger om ditt opphold på Arp-Hansen Hotel Groups hoteller, preferanser, forbruk, osv.

I forbindelse med innhenting av opplysninger vil det alltid fremgå om dette er frivillig eller nødvendig for å kunne gjennomføre den ønskede handlingen, for eksempel bestilling av hotellopphold.

I utgangspunktet innhentes opplysningene direkte fra deg, men vi kan også motta opplysninger fra andre kilder, deriblant uavhengige leverandører av bestillingstjenester.

3. Hvorfor behandler Arp-Hansen Hotel Group dine personopplysninger?

Arp-Hansen behandler personopplysninger for følgende formål:

Bestilling av hotellopphold eller restaurantbesøk
For å kunne gjennomføre bestilling av hotellopphold eller restaurantbesøk behandler vi opplysninger om deg for å 1) behandle din forespørsel og bekrefte tilgjengelighet, 2) gjennomføre bestillingen samt 3) sende deg en kvittering.

I den forbindelse kan vi blant annet behandle opplysninger om navn, e-postadresse, telefonnummer, opplysninger om medfølgende gjester samt ankomst- og avreisedato.

Når du bestiller hotellopphold eller restaurantbesøk via nettstedet vårt, behandles dine kredittkortopplysninger av vår betalingsleverandør.

Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav b, siden personopplysningene må behandles for å oppfylle avtalen med deg. Opplysninger om eventuelt medfølgende gjester behandles på bakgrunn av vår legitime interesse av å oppfylle avtalen med deg, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f.

Opphold på Arp-Hansen Hotel Groups hoteller
Arp-Hansen Hotel Group behandler og lagrer opplysninger om deg i forbindelse med oppholdet hos oss og tjenestene du eventuelt har bestilt. Grunnlaget for denne behandlingen er å oppfylle avtalen om ditt opphold, jf. ovenstående.

For alle øvrige tjenester innhenter og behandler vi dine opplysninger på bakgrunn av vår legitime interesse av å gi deg den beste opplevelsen under oppholdet på Arp-Hansen Hotel Groups hoteller og best mulig service ved fremtidige opphold, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f.

I noen tilfeller er vi forpliktet til å be deg vise legitimasjon i form av pass eller lignende med tanke på dokumentasjon. Vi behandler opplysningene på bakgrunn av personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav c, siden vi er juridisk forpliktet til å foreta behandlingen.

Digital Guest
Du kan få relevant informasjon om ditt hotellopphold, deriblant opplysninger om åpningstider i resepsjonen og restauranten, WiFi-koden, ruteveiledninger osv. i vår nettbaserte app Digital Guest.

Hvis du bruker Digital Guest, kan vi behandle opplysninger som navn, telefonnummer, e-postadresse, romnummer, ankomstdato, opplysninger om dine bestillinger og innlegg i gjesteboken vår.

Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav b, siden behandlingen skjer for å oppfylle avtalen med deg om levering av tjenestene som stilles til rådighet i Digital Guest samt vår legitime interesse av å gi deg den beste opplevelsen under ditt opphold på Arp-Hansen Hotel Groups hoteller, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f. 

Kundetilfredshetsundersøkelser
Hvis du har oppgitt e-postadresse i forbindelse med bestilling av hotellopphold hos Arp-Hansen Hotel Group, vil vi i noen tilfeller etter endt opphold sende deg en e-post med lenke til en kundetilfredshetsundersøkelse. Grunnlaget for denne behandlingen er interesseavveiningsregelen i personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f, siden vi har en legitim interesse av å forbedre våre tjenester.

Markedsføring og nyhetsbrev
Hvis vi har mottatt samtykke fra deg, vil Arp-Hansen Hotel Group bruke dine personopplysninger til å sende e-post og nyhetsbrev fra Arp-Hansen Hotel Group, med blant annet aktuelle medlemsfordeler og -tilbud, informasjon om arrangementer og rabatter hos Arp-Hansen Hotel Group. Hvis du på et tidspunkt ikke lenger ønsker å motta denne type e-post og nyhetsbrev, kan du avregistrere deg ved å sende en henvendelse via e-post til info@arp-hansen.dk eller ved å benytte avregistreringslenken nederst i nyhetsbrevet. Grunnlaget for behandlingen er ditt samtykke, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav a,

Vi bruker Facebook-piksler til å innhente opplysninger om din atferd på nettstedet vårt. Formålet er å målrette markedsføringen på Facebook for besøkende som har vært inne på nettstedet vårt og som har en Facebook-profil. Tilsvarende gjelder for Instragram og LinkedIn. Behandlingen skjer på bakgrunn av Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse av å kunne vise deg relevante tilbud og nyheter, jfr. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f.

Videoovervåkning
Arp-Hansen Hotel Group har videoovervåking av sine lokaler. Det er satt opp skilt i områdene som videoovervåkes.

Opptakene vil bare bli gjennomgått hvis det foreligger mistanke om straffbare handlinger, brudd på våre retningslinjer eller med tanke på avklaring av tvister eller sikkerhetsrelaterte hendelser. Det er bare særlig betrodde medarbeidere i Arp-Hansen Hotel Group som har tilgang til opptakene.

Videoovervåkingen skjer på bakgrunn av Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse av å forebygge kriminalitet samt å ivareta gjestenes sikkerhet, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f og personopplysningslovens paragraf 8, tredje ledd.

Opptakene kan bli videreformidlet til politiet i den hensikt å oppklare kriminalsaker, hvis dette skjer for å ivareta offentlige eller private interesser som klart overstiger hensynet til interessene som taler for hemmeligholdelse, jf. personopplysningslovens paragraf 8, fjerde ledd, deriblant hvis fremleggelsen på annen måte er underlagt lovkrav. Hvis det er nødvendig å fremlegge opptakene for andre formål enn ovennevnte, vil vi be om ditt samtykke til dette hvis du er synlig i opptakene.

Varslerordning
Mistanke om ureglementert atferd og brudd på gjeldende lov eller interne retningslinjer kan rapporteres via vår varslerordning.

Når vi mottar et varsel, behandler vi personopplysninger om de registrerte som inngår i varselet (dvs. avsenderen av varselet, personen det varsles om og andre berørte tredjeparter) med det formål å håndtere og granske varselet. 

Hvis du varsler om en mistenkt overtredelse, blir varselet behandlet fortrolig, og du kan om ønskelig være anonym. Under alle omstendigheter bør du likevel oppgi en e-postadresse som du kan kontaktes på, siden vi kan ha behov for å innhente ytterligere opplysninger om overtredelsen for å kunne håndtere saken på korrekt måte.

Vi kan behandle følgende personopplysninger om personen det varsles om: Navn, stilling, kontaktopplysninger og rapporterte opplysninger, deriblant en beskrivelse av den mistenkte overtredelsen.

Følgende personopplysninger kan behandles om andre tredjeparter som er nevnt i varselet: Navn, stilling, kontaktopplysninger og rapporterte opplysninger.

Vi behandler personopplysningene på bakgrunn av vår legitime interesse av å granske rapporterte forhold, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f. Siden det fra. 17. desember 2021 er obligatorisk for Arp-Hansen Hotel Group å ha en varslerordning, vil personopplysningene heretter behandles for å oppfylle vår juridiske forpliktelse, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav c.

Kundehenvendelser og kommunikasjon
Når du kontakter et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller eller kommuniserer med Arp-Hansen Hotel Group i andre sammenhenger, innhenter og bruker vi opplysningene du oppgir, for å behandle dine henvendelser. Vi oppfordrer deg til ikke å oppgi sensitive personopplysninger, med mindre det er strengt nødvendig for behandlingen av din henvendelse. I slike tilfeller bør opplysningene sendes alene i kryptert form, hvis de sendes per e-post.

Grunnlaget for vår behandling avhenger av type henvendelse. Imidlertid vil grunnlaget ofte være at behandlingen er nødvendig før inngåelse av avtale, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav b, eller vår legitime interesse av å håndtere din henvendelse, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f.

Bruk av nettsted
Arp-Hansen Hotel Group har tilgang til opplysninger om besøkende på nettstedet, samt de besøkendes bruk av nettestedet og nettstedets funksjoner. 

Når du har besøkt Arp-Hansen Hotel Groups nettsted, innhenter vi følgende opplysninger om deg:

  • Hvilke sider du har besøkt, når og hvor lenge
  • Brukeradferd
  • Nettlesertype
  • IP-adresse

Disse opplysningene brukes til å få kunnskap om hvordan nettstedet brukes, og til å gjøre nettestedet bedre. I tillegg bruker vi opplysninger om hvordan alle brukerne navigerer for å forstå hvordan de som en samlet gruppe benytter nettstedet, og forsøker på dette grunnlaget å gjøre nettstedet bedre. Vi kan ikke se hvor du kommer fra eller surfer videre når du forlater nettstedet vårt. I tillegg innhenter vi opplysninger om hvilke produkter brukerne som en samlet gruppe foretrekker. Denne informasjonen brukes også til å gjøre nettstedet bedre.

De innsamlede personopplysningene behandles på grunnlag av Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse av å oppfylle ovennevnte formål, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f.

Bruk av appen på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller
Når du bruker Arp-Hansen Hotel Groups app, som du får tilbud om på noen av hotellene, innhenter og behandler vi følgende opplysninger om deg:

  • Brukeradferd
  • IP-adresse
  • Hvilket nettsted du har besøkt før du åpner appen
  • Nettlesertype, nettleserinnstillinger, nettleserkonfigurasjon og plugins
  • Dato og tidspunkt for bruk av appen
  • Informasjon om enheten du bruker for å få tilgang til appen, deriblant hva slags enhet du bruker, operativsystem, innstillinger på enheten, applikasjons-ID, unike enhetsidentifikatorer og registreringsdata
  • Posisjon
  • Informasjon om reservasjoner på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller når du bruker appen til å finne reservasjonen, deriblant etternavn, bestillingsreferanse, dato og tidspunkt for innsjekking via appen
  • Informasjon om når du bruker appen til å låse deg inn på rommet på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller, samt informasjon om hvem du deler den digitale nøkkelen til rommet med via appen
  • Bestillingsinformasjon, deriblant navn, adresse, land, e-post og telefonnummer, hvilken type rom du bestiller, dato for oppholdet du har bestilt og betalingsopplysninger når du bruker appen til å bestille et opphold på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller.

Informasjonen brukes til å få kjennskap til brukernes bruk av appen, samt til å forbedre appen. Vi behandler informasjon om din IP-adresse, posisjon og reservasjoner på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller med det formål å stille funksjonene i appen til rådighet for deg. I tillegg behandler vi bestillingsinformasjon med det formål å inngå en avtale med deg om bestilling av rom på et av Arp-Hansen Hotel Groups hoteller.

De innsamlede personopplysningene behandles i utgangspunktet på grunnlag av Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse av å oppfylle ovennevnte formål, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f. Grunnlaget for behandling av bestillingsinformasjon er at behandlingen er nødvendig for å kunne inngå en avtale med deg, jf. personvernforordningens artikkel 6 første ledd, bokstav b. Vi behandler kun opplysninger om din posisjon hvis du samtykker til dette via appen, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav a.

Rekruttering
Hvis du søker jobb i Arp-Hansen Hotel Group via nettstedet vårt, innhenter vi personopplysningene som du selv oppgir i forbindelse med søknaden, CV og eventuelle vedlegg med tanke på å evaluere søknaden.

Grunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger er søknaden om inngåelse av en ansettelseskontrakt med Arp-Hansen Hotel Group, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav b, samt vår legitime interesse av å behandle personopplysningene som du selv har oppgitt, jf. personvernforodningens artikkel 6, første ledd, bokstav f.

Vi anbefaler at søknaden ikke inneholder sensivite personopplysninger, for eksempel personopplysninger som avslører rasemessig eller etnisk bakgrunn, religion, fagforeningsmedlemskap, seksualitet, helseopplysninger og lignende.

Du vil motta ytterligere informasjon om vår behandling av personopplysningene under selve ansettelsesprosessen.

Andre formål
I tillegg til ovenstående formål kan Arp-Hansen Hotel Group også behandle dine personopplysninger for å oppfylle lovkrav, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav c, eller for å fastsette, utøve eller forsvare rettskrav, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f og artikkel 9, andre ledd, bokstav f. 

4. Hvem deler Arp-Hansen Hotel Group dine personopplysninger med?

I visse tilfeller utleverer Arp-Hansen Hotel Group dine personopplysninger til samarbeidspartnere som leverer tjenester på vegne av Arp-Hansen Hotel Group, for eksempel i forbindelse med levering av bestillingssystem, Digital Guest-løsningen, utsendelse av nyhetsbrev, fordelsprogrammet STAY&SAVE, kundetilfredshetsundersøkelser og rekrutteringsløsningen. Disse leverandørene behandler personopplysninger utelukkende på vegne av på Arp-Hansen Hotel Group og i overensstemmelse med Arp-Hansen Hotel Groups instruks, og kan derfor ikke bruke personopplysningene til egne formål.

Under visse omstendigheter og i henhold til lov kan det være nødvendig å utlevere personopplysninger til myndighetene, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav c. Utlevering kan også skje hvis det er nødvendig for å oppfylle en avtale som du er part i, f.eks. i forbindelse med bestilling av en reise. Vi kan også utlevere dine personopplysninger for å etablere, utøve eller forsvare våre juridiske rettigheter, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f og artikkel 9, andre ledd, bokstav f. I tillegg kan vi utlevere dine personopplysninger til eksterne revisorer for å overholde vår revisjonsplikt, jf. personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav c.

I forbindelse med Arp-Hansen Hotel Groups utvikling kan selskapsstrukturen endre seg, for eksempel ved helt eller delvis salg av Arp-Hansen Hotel Group. Ved en eventuell overdragelse av aktiva som inneholder personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget for den tilknyttede utleveringen av personopplysninger i utgangspunktet personvernforordningens artikkel 6, første ledd, bokstav f, siden Arp-Hansen Hotel Group har en legitim interesse av å overdra deler av sine aktiva samt å foreta kommersielle endringer.

Hvis dine personopplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige i land utenfor EU/EØS, som ikke har et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, vil slik overføring som utgangspunkt bygge på EU-kommisjonens standardkontraktsbestemmelser.

5. Tilbaketrekking av samtykke

Du kan når som helst trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt til Arp-Hansen Hotel Group. Tilbaketrekking av samtykke kan imidlertid medføre at det ikke lenger vil være mulig for oss å tilby deg ulike produkter og tjenester. Hvis du ønsker å trekke tilbake ditt samtykke, kan du kontakte oss per e-post eller telefon som angitt nedenfor i avsnitt 6.

Tilbaketrekking av samtykke til vårt nyhetsbrev kan også skje via avregistreringslenken direkte i henvendelsen.

Tilbaketrekkingen av samtykket berører ikke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykke før tilbaketrekkingen.

6. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i hvilke opplysninger Arp-Hansen Hotel Group behandler om deg, samt for hvilket formål opplysningene blir behandlet. Videre har du rett til å komme med innsigelser mot behandling av dine personopplysninger, deriblant profilering, og rett til å kreve korrigering, sletting eller blokkering av opplysninger som er feilaktige, villedende eller på annen måte i strid med loven, eller kreve begrensninger i behandlingen.

I tillegg har du i visse tilfeller rett til å få utlevert personopplysninger som Arp-Hansen Hotel Group har registrert, i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format, samt å få overført disse opplysningene til en annen dataansvarlig.   

Hvis du ønsker å utøve noen av disse rettighetene, kan du kontakte:

Arp-Hansen Hotel Group A/S
Att.: Torben Kristensen
Nybrovej 75
2820 Gentofte
E-post: info@arp-hansen.dk
Telefon: +45 4597 0500

7. Sikkerhet

Arp-Hansen Hotel Group legger stor vekt på at alle personopplysninger behandles fortrolig og kun av medarbeidere som har fått anvisninger om hvordan personopplysningene skal behandles for å unngå at de blir tilintetgjort eller havner i feil hender.

8. Lagring av personopplysninger

Arp-Hansen sørger for nødvendig oppdatering av lagrede personopplysninger, slik at de alltid er korrekte.

Personopplysningene vil bli slettet når Arp-Hansen ikke lenger anser det nødvendig å behandle eller lagre dem for ovennevnte formål eller på grunnlag av et annet legitimt formål.

Personopplysninger som vi har registrert om deg i forbindelse med besøk på Arp-Hansen Hotel Groups restauranter, lagres inntil 380 dager etter siste besøk. Gjesteopplysninger som innhentes i forbindelse med bestilling og opphold på Arp-Hansen Hotel Groups hoteller vil bli lagret i opptil 380 dager etter siste opphold. Opplysninger i Digital Guest-løsningen slettes imidlertid 7 dager etter endt opphold. Lagringstidene er fastsatt på bakgrunn av vår legitime interesse av å kunne yte kundeservice og håndtere eventuelle juridiske krav.

Dokumentasjon på ditt markedsføringsrettslige samtykke oppbevares i 2 år fra du har tilbakekalt samtykket til å motta direkte markedsføringsmateriale. Lagringstiden er fastsatt på bakgrunn av Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse av å kunne dokumentere at direkte markedsføring har skjedd i overensstemmelse med gjeldende lovgivning.

Opptak fra videoovervåking som har til formål å forebygge kriminalitet, slettes eller anonymiseres senest 30 dager etter at opptaket ble gjort, med mindre det er nødvendig for Arp-Hansen å lagre opptaket for å kunne behandle en konkret tvist, for eksempel i forbindelse med oppklaring av straffbare eller andre ulovlige handlinger. Opptak fra videoovervåking for andre formål vil bli slettet når det ikke lenger tjener et saklig formål å lagre opplysningene.

Varsler som mottas via vår varslerordning og som faller utenfor ordningen eller for øvrig viser seg grunnløse, slettes umiddelbart etter at dette er konstatert. Varsler som behandles, men ikke medfører politianmeldelse, slettes 2 måneder etter avsluttet gransking. Ved anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheter slettes opplysningene umiddelbart etter at saken er avsluttet, med mindre opplysningene overføres til personalmappen til personen det er varslet om. I så fall slettes personopplysningene senest 5 år og 6 måneder etter at ansettelsesforholdet er opphørt.

Personopplysninger som inngår i regnskapsmateriale, lagres i 5 år og 6 måneder fra regnskapsårets slutt, og deretter slettes opplysningene. Lagringstiden er fastsatt på bakgrunn av kravene om lagring i regnskapslovens paragraf 10, og har til formål å overholde gjeldende lovgivning.

Personopplysninger som er innhentet i forbindelse med rekruttering, lagres mens ansettelsesprosessen pågår. Hvis vi ikke kan tilby deg en stilling, lagrer vi søknaden, CV-en og eventuelle vedlegg i 6 måneder etter avslaget, med mindre du har gitt samtykke til at de kan lagres ut over denne perioden.

Opplysningene kan imidlertid lagres lenger enn angitt ovenfor hvis det er nødvendig i henhold til lov, eller hvis det er nødvendig for at et juridisk krav skal kunne fastsettes, gjøres gjeldende eller forsvares. Opplysningene kan også lagres lenger i anonymisert form, det vil si slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til deg.

9. Lenker til andre nettsteder m.m.

Nettstedet vårt kan inneholde lenker til andre nettsteder eller til integrerte nettsteder. Vi er ikke ansvarlige for innholdet på andre selskapers nettsteder eller deres praksis i forbindelse med innhenting av personopplysninger. Når du besøker andre nettsteder, oppfordres du til å lese innehavernes policy med hensyn til beskyttelse av personopplysninger og andre relevante policyer.

10. Kontakt

Har du spørsmål til eller ønsker å klage på behandlingen av dine personopplysninger, ber vi deg kontakte Arp-Hansen via e-post eller telefon som angitt ovenfor. Hvis vi ikke lykkes med å løse klagen og du ønsker å gå videre med saken, kan du klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby, Danmark
Telefon: 33 19 32 00
E-post dt@datatilsynet.dk


Cookie policy

We use cookies on our website www.gentoftehotel.com in accordance with this cookie policy.

Owner information

Arp-Hansen Hotel Group A/S
Nybrovej 75
2820 Gentofte
Denmark
Central Business Register no. (CVR no.): 54 39 92 19
Telefon: +45 4597 0500
Email: sales@arp-hansen.dk

Få opptil 10 % rabatt som STAY&SAVE-medlem. Les mer om alle fordelene